Pedírtela es legal; lo que casi nunca vale es el argumento con que te la piden
Una empresa puede pedirte el informe de vida laboral en un proceso de selección. Lo que no puede es obtenerlo por su cuenta, ni apoyarse en tu «sí» como si fuera una autorización válida, ni dar por hecho que le corresponde el informe entero. Eso no es una opinión: está escrito en la guía «La protección de datos en las relaciones laborales» de la Agencia Española de Protección de Datos, que dedica al asunto un bloque propio.
Te piden la vida laboral para contratarte: qué pueden exigirte y qué puedes entregar
Pregunta para qué la quieren
Y mejor por escrito: fija el fin para el que cedes los datos, que es lo que decidió el caso del TSJ de Castilla y León.
Si solo van a darte de alta, basta tu número
La «Acreditación del Número de la Seguridad Social» de Import@ss da el NUSS o NAF en un PDF de una página.
Si piden experiencia, entrega el informe acotado
Import@ss permite obtenerlo «completa o acotada según tu búsqueda». La AEPD dice que no tiene por qué ser completo.
Guarda constancia de qué diste y para qué
Usarlo después para otra finalidad vulnera el artículo 18.4 de la Constitución, y lo invalida como prueba.
Conviene empezar por un detalle de fechas, porque casi todo el sector cita esa guía mal. La nota de prensa que sale en las búsquedas es de mayo de 2021, pero el PDF que sirve hoy la propia Agencia lleva impreso en portada «Guía actualizada en diciembre 2025». Todo lo que viene a continuación está copiado de esa versión.
Los tres motivos por los que te la piden
En la práctica hay tres, y conviene distinguirlos porque no todos justifican lo mismo. El primero es darte de alta: necesitan tu número de afiliación, y para eso hay un documento mucho más pequeño que enseguida vemos. El segundo es comprobar la experiencia que has puesto en el currículum, que es el único que la Agencia admite expresamente como interés legítimo. El tercero es tramitar una bonificación o reducción de cuota por tu contratación, según tu situación previa.
De ese tercero conviene decir algo, porque es el que más se alega y el peor documentado: no hemos localizado ninguna norma que imponga el informe de vida laboral como documento acreditativo obligatorio en esos trámites. Existe como práctica administrativa extendida, y así lo contamos, pero no como exigencia legal que hayamos podido comprobar.
Lo que dice la AEPD, con sus palabras
El bloque está en el apartado de límites al tratamiento de datos y dice, literal:
«Es habitual que los empleadores soliciten el informe de la vida laboral a las personas candidatas durante el proceso de selección. Debe tenerse en cuenta lo siguiente: a) La empresa no está legitimada para obtener ese informe directamente de la Seguridad Social. b) El consentimiento no es una base jurídica válida en este caso, pues no es completamente libre para la persona trabajadora. La empresa podría acreditar un interés legítimo para solicitar el informe de vida laboral, a los efectos de comprobar la veracidad y la experiencia que la persona candidata refleja en su solicitud. c) El informe que eventualmente se entregue no necesariamente debe ser completo, sino adaptado al interés legítimo que el empleador demuestre (principio de minimización de datos)».
Por qué tu consentimiento no sirve de nada aquí
Este es el punto que casi ninguna web recoge, y es el que da la vuelta al asunto. La respuesta habitual a esta búsqueda es «es legal si tú das tu consentimiento». La AEPD dice lo contrario: el consentimiento no es base válida, «pues no es completamente libre para la persona trabajadora». La razón es evidente en cuanto se piensa: quien está pidiendo un empleo no está en condiciones de negarse sin coste. Por eso el peso no recae en tu firma sino en la empresa, que es quien tiene que poder justificar para qué lo quiere.
Qué es un interés legítimo, aquí y en concreto
La propia guía lo acota con un ejemplo que merece la pena leer entero: «el empleador no necesita conocer todas las ocupaciones de aquéllas, sino sólo las relevantes a esos fines. Además, la exigencia de la vida laboral no se justificaría si las personas candidatas pudieran demostrar esa experiencia por otros medios menos invasivos, como puede ser aportar una carta de recomendación que describa la experiencia que se requiere (principio de proporcionalidad)».
O sea: el interés legítimo existe, pero tiene tamaño. Cubre comprobar la experiencia que tú mismo has alegado, y se queda ahí. Si lo que necesitan es confirmar que trabajaste dos años de comercial, eso no legitima conocer tus veinte altas anteriores, ni tus periodos de desempleo, ni tus bajas.
El informe no tiene por qué ser el completo, y hoy eso se puede cumplir
Durante años, el consejo del apartado c) era imposible de aplicar: el informe salía entero o no salía. Ya no. La página oficial de Import@ss del informe de tu vida laboral dice, entre lo que puedes hacer: «Obtener un informe en PDF de tu vida laboral completa o acotada según tu búsqueda».
Esa frase es la que convierte la recomendación de la AEPD en algo que puedes hacer esta tarde. Si te piden acreditar la experiencia de un periodo concreto, genera el informe acotado a ese periodo y entrega ese. No estás ocultando nada: estás entregando exactamente lo que cubre la finalidad que te han dicho. Y si luego quieres entender qué dice tu propio informe antes de darlo, tenemos una guía sobre qué significan los huecos y otra sobre los solapamientos entre altas.
Cuando lo único que necesitan es tu número
Muchas veces la empresa no quiere comprobar nada: quiere darte de alta y necesita tu número de afiliación. Para eso existe un trámite propio, la Acreditación del Número de la Seguridad Social, que permite «Consultar y obtener el informe que acredita tu Número de la Seguridad Social (NUSS) o Número de Afiliación (NAF)» y «Descargar el informe en PDF». Es un documento de una página que no cuenta dónde has trabajado.
Encaja además con lo que la propia guía de la AEPD reconoce como datos que el empleador sí necesita: nombre y apellidos, sexo, «número de DNI, número de identificación de extranjero y número de afiliación a la Seguridad Social», nacionalidad, discapacidad y fecha de nacimiento, porque todos ellos «pueden tener repercusión directa en el cumplimiento de las obligaciones empresariales, por ejemplo, en materia de actos de encuadramiento afiliación, alta y cotización». El número está en esa lista. Tu historial completo, no.
Qué pasa cuando la empresa usa el informe para otra cosa
Hay una sentencia que lo ilustra bien, y que conviene contar con precisión porque circula contada de varias maneras distintas. Es la del Tribunal Superior de Justicia de Castilla y León, sala de lo Social de Valladolid, de 19 de abril de 2024. Su identificación completa, tomada de la cabecera de la propia resolución: sentencia 687/2024, recurso 1832/2023, ECLI:ES:TSJCL:2024:1540, ponente Manuel María Benito López. Varias webs la citan como «sentencia 1540/2024», pero ese 1540 es el tramo final del ECLI, no el número de sentencia.
Los hechos, que aclaran un malentendido bastante extendido
Suele contarse como un caso de proceso de selección externo, y no lo es exactamente. Según los hechos probados, la trabajadora llevaba en la empresa desde septiembre de 2020. En febrero de 2022, tras detectar una falsificación en el currículum de otra persona, la empresa pidió a toda la plantilla su informe de vida laboral. La Inspección Provincial de Trabajo de Palencia emitió entonces un informe que decía: «al ser el informe de vida laboral un documento confidencial y privado con datos de carácter personal su entrega a la empresa deberá ser un acto voluntario de trabajador, debiendo existir acuerdo al respecto entre ambas partes». Hubo después un acuerdo ante el SERLA por el que la empresa se comprometía a devolver los informes y a no usarlos para otro fin que confrontarlos con el currículum.
En marzo de 2022, además, la empresa comunicó que haría falta presentar el informe para participar en un proceso de selección interno. Meses más tarde despidió a la trabajadora por transgresión de la buena fe, alegando que su currículum no cuadraba con su vida laboral.
El tribunal da dos motivos, no uno
El primero es el de finalidad: la trabajadora cedió sus datos para un fin concreto —verificar el currículum— y la empresa los usó para otro, investigar y sancionar. Ese uso desviado vulnera el derecho fundamental del artículo 18.4 de la Constitución, la vida laboral queda excluida como prueba válida y, sin otra prueba de la conducta imputada, el despido es improcedente.
El segundo lo menciona mucha menos gente y es igual de práctico: aunque la prueba se hubiera admitido, la falta ya había prescrito. La trabajadora entregó su informe entre el 17 y el 25 de marzo de 2022 y el despido se produjo el 24 de junio, más de tres meses después, por encima del plazo de sesenta días del artículo 60.2 del Estatuto de los Trabajadores para las faltas muy graves. El tribunal rechazó además que los problemas internos del departamento de recursos humanos justificaran la demora.
Qué puedes hacer, en tres movimientos
Primero, pregunta la finalidad, y mejor por escrito o por correo. No es una impertinencia: es exactamente lo que la norma exige que la empresa pueda explicar, y además fija el fin para el que entregas los datos, que es lo que decidió el caso anterior.
Segundo, ofrece el documento mínimo que cubra esa finalidad. Si es el alta, la acreditación del NUSS. Si es acreditar experiencia, el informe acotado a ese periodo, o incluso una carta de recomendación, que es el medio menos invasivo que la propia guía pone como ejemplo.
Tercero, guarda constancia de qué entregaste, cuándo y para qué. Y una precaución aparte: el PDF de tu vida laboral es de los documentos más sensibles que manejas, así que piénsatelo dos veces antes de subirlo a cualquier web que te lo procese —lo argumentamos en la guía sobre por qué conviene procesar tus documentos en el navegador—. Si detectas que el informe tiene errores, se corrigen ante la Tesorería: lo contamos paso a paso en cómo corregir un error en tu vida laboral.
Lo que no hemos podido verificar
Varias cosas, y las decimos en vez de rellenarlas. Del texto de la sentencia solo hemos podido leer los antecedentes y los hechos probados; los fundamentos de derecho y el fallo están tras un muro de pago, así que el razonamiento se cita a través del resumen de un despacho y no del original. Las cuantías de la condena no las damos: las dos fuentes de prensa que las publican no coinciden entre sí y no hemos podido contrastarlas contra la resolución.
Tampoco hemos localizado ninguna resolución sancionadora publicada de la AEPD que multe a una empresa por exigir la vida laboral completa en una selección, así que no decimos en qué escalón de gravedad caería ni damos importes. Ni la norma que impondría el informe en los trámites de bonificación, ya dicha arriba. Y dos matices de peso: la guía de la AEPD no es una norma, sino un documento interpretativo de la Agencia; y la sentencia es de un tribunal superior de justicia, no doctrina del Tribunal Supremo. Tampoco hemos encontrado norma que te obligue a entregar el informe, ni resolución publicada sobre qué pasa si te niegas.
